Invoice là thuật ngữ không còn xa lạ trong xã hội. Nó có ý nghĩa rất quan trọng để quản lý hoạt động của nền kinh tế nói chung. Để hiểu rõ invoice là gì và ý nghĩa của nó, hãy đón đọc bài viết ngay dưới đây.

1. Invoice là gì?

Để hiểu invoice là gì, chúng ta cùng tìm hiểu từ tiếng anh của nó. Theo đó, invoice có nghĩa là hoá đơn thương mại. Nó được phát hành từ người bán dành cho người mua. Trên invoice sẽ có các thông tin về mặt hàng, số lượng. Sau khi giao dịch xong, bên bán sẽ xác nhận vào invoice. Vì vậy khi cần sao kê, truy xuất sẽ rất dễ dàng.

Hiện nay, có các loại invoice phổ biến như:

Invoice hàng hoá hữu hình

Các mặt hàng hữu hình: vải vóc, đồ gia dụng, sách, mỹ phẩm,… luôn cần có invoice khi mua bán. Các hàng hoá hữu hình có thể dễ dàng nhận biết qua các giác quan. Bạn sẽ định lượng được chúng qua cầm nắm, nhìn, cân đo cụ thể. Do vậy, thông tin của hàng hoá này rất rõ ràng.

Invoice cho hàng hoá này sẽ giúp bạn nắm được các thông tin rất cụ thể. Hàng hoá đó tên gì, model bao nhiêu, số lượng thế nào,… Tất cả sẽ được thể hiện trên invoice bên cung cấp xuất ra.

Invoice hàng hoá vô hình

Chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc hàng hoá vô hình là gì. Và với mặt hàng này, invoice là gì?

Các mặt hàng vô hình có thể kể đến như: dịch vụ vận chuyển, dịch vụ giải trí: ca nhạc, thể thao,… Chúng không thể cầm nắm, đánh giá chất lượng theo tiêu chuẩn thông thường. Do vậy cần có invoice để dễ dàng giao dịch. Các invoice của hàng hoá này sẽ ghi rõ tên dịch vụ, quy định chi tiết tùy theo từng loại khác nhau. Khi đó, nếu cần trình lại với bộ phận bên trên, bạn sẽ không phải giải thích nhiều. Chỉ cần trưng invoice rõ ràng là đủ.

2. Nội dung chi tiết của invoice

Kỳ thực chúng ta ít khi chú ý tới việc invoice có những nội dung gì. Tuy nhiên khi tìm hiểu rõ ràng, chúng ta sẽ biết được các thông tin quan trọng có trong đó.

Thông tin mặt hàng

Đầu tiên, điều bất cứ ai khi nhìn vào invoice đều hiểu đó là thông tin về hàng hoá. Trên invoice, các thông tin: tên, số lượng, lưu ý về mặt hàng đều được liệt kê cụ thể. Từ đó chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát số lượng nhập hàng để sao kê khi cần thiết.

Thông tin bên giao dịch

Ngoài ra, các thông tin khác trên invoice là gì thì không phải ai cũng biết. Một nội dung quan trọng không kém đó là thông tin về các bên giao dịch. Ở đó, bên mua, bên bán đều được ghi rất rõ ràng, chi tiết. Bạn sẽ biết được danh tính không chỉ công ty mà còn cả người trực tiếp giao dịch với mình. Từ đó khi có vấn đề phát sinh, việc liên hệ giải quyết sẽ rất đơn giản. Tình trạng chồng chéo trách nhiệm sẽ không diễn ra.

Các thông tin về các bên giao dịch có thể có như:

  • Tên, chức vụ
  • Chữ ký
  • Địa chỉ
  • Số điện thoại liên hệ

Các thông tin khác

Bên cạnh đó, invoice còn cung cấp các tin khác rất quan trọng. Bạn có thể dựa vào đó để thu thập được nhiều thông tin hữu ích. Như:

  • Ngày, giờ xuất hàng hoá
  • Logo, thương hiệu
  • Thuế GTGT,…

Còn lại, tùy theo từng công ty, doanh nghiệp sẽ có những thông tin bổ sung khác nhau. Từ đó giúp cho việc mua bán minh bạch, dễ dàng.

3. Vai trò của invoice rất quan trọng

Invoice được đánh giá là phương tiện giao dịch không thể thiếu trong giao dịch kinh tế. Tuy nhiên cụ thể, vai trò của invoice là gì lại có ý nghĩa như vậy?

Thứ nhất, bạn sẽ biết được các mặt hàng, giá tiền mình cần thanh toán khi giao dịch. Nhờ vậy mà trả đúng số tiền, không bị nhầm lẫn. Khi cần kê khai với kế toán, công ty cũng rất dễ dàng.

Thứ hai, khi có invoice, thủ tục bảo hành, giải quyết khiếu nại cũng đơn giản hơn. Có chứng nhận của cả hai bên trên invoice nên sẽ minh bạch trong nguồn gốc và hoạt động giao thương. Nếu cần giải quyết, chỉ cần đưa invoice ra là đủ.

Cuối cùng, invoice giúp thống kê chi tiêu một cách rành mạch. Nếu chỉ mua bán thông thường, bạn sẽ không thể biết được mình đã chi tiêu ra sao. Ngược lại khi có invoice, mọi vấn đề đều được ghi chép rõ ràng. Công việc tất toán, kê khai cũng được thực hiện nhanh chóng. Công ty bỏ ra bao nhiêu tiền, số tiền lợi nhuận ra sao,… sẽ rành mạch.

Điều này cũng giúp tránh ăn bớt, cắt xén tiền của công ty, tổ chức. Khi chỉ giao dịch miệng thì không thể kiểm chứng như khi có invoice.

Trên đây là các thông tin cơ bản về invoice là gì. Nó đóng vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế. Do vậy khi làm việc liên quan tới hóa đơn, chứng từ, tìm hiểu về invoice là công việc bắt buộc. Đặc biệt là khi làm việc trong ngành xuất, nhập khẩu.

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments